○文書取扱規程
平成15年10月1日
規程第11号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書管理体制(第6条―第15条)
第3章 文書の受領、収受及び配付(第16条―第21条)
第4章 文書の処理(第22条―第34条)
第5章 文書の施行及び発送(第35条―第47条)
第6章 文書の整理及び保管(第48条―第52条)
第7章 文書の保存(第53条―第62条)
第8章 補則(第63条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、文書事務の取扱いについて、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(1) 文書 組合において取り扱う書類、印刷物、図面、図画、写真、フィルム、録音テープ、ビデオテープ、フロッピーディスク、磁気テープ等をいう。
(2) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(3) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(4) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する部局(以下「主管部局」という。)の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(5) 文書の保存 文書を書庫等事務室外の場所に収納しておくことをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
2 文書は、常に整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。
3 重要な文書は、非常災害時にはいつでも持ち出すことができるよう、あらかじめ準備しておかなければならない。
4 文書は、事務局等の長の承認を得なければ、庁外に持ち出し、関係者以外の者に示し、又は写させてはならない。
(文書の管理)
第4条 文書は、組合事務局において保管又は保存する。
(秘密保持の原則)
第5条 秘密を要する文書(以下「秘密文書」という。)は、特に細心の注意を持って取り扱い、関係者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。
2 秘密文書を保管し、又は保存する必要がなくなった場合は、焼却その他確実な方法により廃棄しなければならない。これを作成する場合に用いた原稿又は資料等についても、また同様とする。
第2章 文書管理体制
(事務局長の職務)
第6条 組合事務局長(以下「事務局長」という。)は、本組合における文書の管理に関する事務を統括するとともに、組合事務局、議会事務局及び委員会(以下「事務局等」という。)の文書事務と文書の取り扱い状況について必要な調査及び指導にあたる。
第7条 事務局長は、常に文書の管理に関する事務の円滑かつ適正な処理に留意し、その促進に努めるため、次の各号に掲げる事務を行う。
(1) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(2) 秘密文書を決定すること。
(3) 完結文書の管理に関すること。
(4) 文書の保存種別又は保存年限を決定すること。
(5) 文書の廃棄の決定に関すること。
(6) にしはりま環境事務組合情報公開条例(平成15年条例第7号。以下「公開条例」という。)の規定により開示文書又は不開示文書を決定すること。
(文書取扱責任者又は文書取扱者の設置等)
第8条 事務局長の文書事務を補佐するため、文書取扱責任者及び文書取扱者を置く。ただし、事務局長が文書取扱責任者を置く必要がないと認める場合は、この限りでない。
2 文書取扱責任者及び文書取扱者は、事務局長が指名する。
(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)
第9条 文書取扱責任者は、事務局長の命を受け、文書事務の適正な処理を図るため、次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の処理の促進に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理の指導に関すること。
(4) 未完結文書の管理に関すること。
(5) 合議文書の回送整理に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関して必要なこと。
2 文書取扱者は、文書取扱責任者の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 配付及び回送文書の点検、整理に関すること。
(2) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。
(3) 未完結文書の追求に関すること。
(4) 完結文書の保管及び保存台帳の備付けに関すること。
(5) 文書管理簿の管理に関すること。
(6) 貸出文書の使用状況調査に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の整理、保管及び保存に関すること。
(文書取扱責任者会議等)
第11条 事務局長は、文書事務の連絡調整を図るため、必要があるときは、文書取扱責任者会議又は文書取扱者を含めた合同会議を招集することができる。
(文書管理の帳票等)
第12条 文書管理に要する帳票等は、次の各号に掲げるところによる。
(1) 文書管理簿(様式第1号) 文書を登録し、常に文書の処理及び保管の状況を明らかにして文書の適正かつ確実な処理及び管理を行うため、文書事務の処理の状況を記録するもの
(2) 特殊文書受付簿(様式第2号) 事務局長が収受した書留等特殊扱いの文書を登録し、その配付先、受領者等を明確にするもの
(4) 伺書(様式第4号～5号) 起案事項を記入するもの
(5) けい紙(様式第6号) 文書の浄書及び各種記録用に使用するもの
(6) 保管文書管理カード(様式第7号) 事務局長が第26条第2項ただし書に規定する決裁文書又はこれらに類する文書について、その保存年限及び公開条例の規定による開示、不開示の区分を記入するもの
(7) 保存文書管理カード(様式第8号) 保存の必要な文書について、必要事項を記入して事務局長に提出するもの
(8) 保存文書貸出要求書(様式第9号) 保存文書の貸出しを必要とする場合に記入する。
(9) 経由文書登録簿(様式第10号) 経由文書を登録し、経由したことを記録するもの
(文書の分類)
第13条 文書は、事業区分に従い分類整理し、処理するものとする。
2 事務局長は、毎年度更新の際、文書の分類について必要な調査を行い、文書の分類の適正を図らなければならない。
(文書の記号及び番号)
第14条 文書には、次の各号に定めるところにより記号及び番号を連記しなければならない。ただし、簡易な文書には記号及び番号を省略することができる。
(1) 文書に用いる記号は「に環」とする。
(2) 前号の規定により難いときは、事務局長の定める記号
(3) 文書の受付番号及び起案番号は、会計年度又は暦年による一連番号を付けるものとする。
(4) 回答文書については「発」の記号、回答文書以外の文書については「収」の記号。ただし、「収」の記号は省略することができる。
(文書の横書き)
第15条 文書は、すべて左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令等の規定により、縦書きとするもの
(2) 横書きにすることが不適当と認められるもの
第3章 文書の受領、収受及び配付
(到達文書の受領)
第16条 組合に到達した文書は、組合事務局で受領するものとし、次の各号に掲げるところにより処理する。
(1) 配付先の明確な文書は、封かんのまま主管部局に配付すること。
(2) 配付先の明確でない文書は、これを開封し、主管部局を確認したうえ、配付すること。
(3) 受領した文書は、原則として当日中に主管部局に配付すること。
(4) 書留、配達証明、現金若しくは有価証券類封入の明示のある文書等(以下「特殊文書」という。)は、特殊文書受付簿に差出人その他を記録のうえ主管部局に配付し、受領印を徴さなければならない。
(5) 前号の場合において、訴訟、不服申立てその他、到達の日時が権利の得喪に係わると認められる文書及び電報については、到達日時を封筒等に明記し、直ちに主管部局に配付しなければならない。
2 2以上の主管部局に関係のある文書は、その関係の最も深い主管部局を決定し、その主管が決定できないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。
(配付文書等の取扱い)
第17条 事務局等に配付された文書及び事務局等が直接受領した文書(以下「配付文書等」という。)は、文書取扱者が、次の各号に掲げるところにより処理する。
(1) 文書は、すべて開封すること。
(2) 開封した文書には、文書処理カードをのり付けすること。
(3) 事業区分に基づいて文書を分類し、文書処理カードに文書番号を記入すること。
(4) 文書処理カードに日付印を押すこと。
(5) 文書管理簿に登録すること。
(6) 特殊文書は、文書処理カードの備考欄に種類、金額又は数量を表示すること。
(特殊文書の取扱い)
第18条 配付文書等のうち、特殊文書は、特殊文書受付簿に必要事項を記載し、第17条に準じた取り扱いをする。
(親展文書の取扱い)
第19条 第17条第7号の規定により配付を受けた親展文書の受信者は、文書の閲覧を終えたときは、秘密のものを除き文書取扱者に回付しなければならない。
(1) 住民基本台帳に関する届書、願書及び通知書
(2) 通知書、案内書その他これらに類するもので軽易と認められるもの
(3) 新聞、雑誌その他これに類するもの
(4) 広告物その他これに類するもの
(5) 前各号に定めるもののほか保管の必要を認めないもの
(事故文書の処理)
第21条 組合に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他事務局長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。
第4章 文書の処理
(処理方針)
第22条 文書の処理は、すべて事務局長が中心となり、文書取扱責任者又は文書取扱者においては、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
(処理の期間)
第23条 事務局等に配付された文書は、原則としてその日のうちに起案担当者へ回付し、起案担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。
2 回答、報告を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、事務局長の承認を得なければならない。
(事務局長の指示)
第24条 事務局長は、文書を収受したときは、担当係長(担当係長をおかない場合にあっては、事務局長が指名した者。以下同じ。)に処理方針を示し、次の各号に掲げる事項を指示して処理させなければならない。
(1) 開示、不開示の区分
(2) 供覧の要、不要
(3) 回答の要、不要
(4) 処理期日
(5) 合議先又は供覧先
(6) 参考資料の要、不要
(7) 前各号に掲げるもののほか、処理に必要な事項
2 担当係長は、前項に規定する指示があった文書を自ら処理するもののほか、事務局長の指示の範囲内の細目的な処理方法について指示をし、当該文書を起案担当者に回付しなければならない。
(事案の処理と伺書)
第25条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。
2 決裁を受ける文書(以下「決裁文書」という。)は、すべて伺書又は報告書を用いなければならない。ただし、次の各号に該当するものは、この限りでない。
(1) 定例のもので一定の簿冊等により処理できるもの
(2) 別に定めのあるもの
(文書の作成)
第26条 文書は、次の各号に掲げるところにより作成しなければならない。
(1) 文書の内容は、適法であること。
(2) 文書は、適切な内容を備え、十分な効果をあげられるようにすること。
(3) 文書は、口語体とし、常用漢字、現代仮名遣い、新送り仮名を用いるほか、正しい用字用語を用いること。
(4) 文書は、意思を正しく、やさしく表現すること。
(5) 文書は、文書処理カードの指示に基づいて処理すること。ただし、自発的な起案文書については、この限りでない。
(6) 文書には、内容の分かる標題を付け、原則として起案の理由、説明、経過及び根拠となる関係法規等を記載し、関係文書並びに参考資料を添えること。ただし、軽易なものについては、その一部を省略することができる。
(7) 公布を要する文書は、公布文も共に記載すること。
(8) 公文書例のあるものは、すべてこれによること。
(9) 2以上の主管部局に関係するときは、関係の最も深い主管部局で起案し、関係部局に合議すること。
(10) 加除又は訂正したときは、その箇所に訂正印を押すこと。
(11) 施行期日の予定されるものは、決裁を受ける余裕をおいて立案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。
(伺書の表示)
第27条 事務局長は、保存種別又は保存年限、合議の要否と関係事務局等を伺書の所定欄に表示しなければならない。
3 秘密を要するか否かの表示又は急を要するか否かの表示は、次の各号に掲げるところによる。
(1) 秘 秘密を要するもの
(2) 急 急を要するもの
(3) 普通 その他のもの
4 合議を要するものについては、合議を要する関係部局を伺書の所定欄に記載し、合議の順序は、関係の深いものを先にして順次表示する。
(関係文書の添付等)
第28条 起案文書には、起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。ただし、要領を記入して添付書類を省略することができるものは、この限りではない。
2 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。
(特別取扱方法)
第29条 起案文書には、事案の性質により、「至急」、「広報登載」、「公印省略」、「略割印」等の注意事項を備考欄に朱書することによって表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れて、その旨を表示しておかなければならない。
(合議)
第30条 事案の処理、施行が他の主管部局に関係がある文書は、関係部局に合議しなければならない。ただし、会議等において決定した事項又は単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後回覧するものとする。
(文書の審査)
第31条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、管理者の決裁を受ける前に事務局長の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則、規程及び要綱その他例規の制定及び改廃に関するもの
(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの
(3) 新規事業及び事業費の増減を伴う事業申請等に関するもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、管理者が特に必要と認めるもの
2 起案文書のうち管理者名をもって外部へ発する文書は、決裁前に文書取扱責任者の形式審査を受けなければならない。
(1) 関係事務局等合議先の適否について
(2) 文体、用字、用語等について
(3) 様式等書類の形式について
2 前項の場合において、第25条第2項ただし書に規定する決裁文書又はこれらに類する文書については、文書取扱者が保管文書管理カードを貼付し、当該カードの所定欄に事務局長が保存種別又は保存年限及び公開条例の規定による開示、不開示の区分を表示した後、保存しなければならない。
(2) 部分開示 公開条例の規定により部分開示とするもの。この場合においては、不開示とする箇所を記入するものとする。
(3) 不開示 公開条例の規定により不開示とするもの
(未処理文書の整理)
第34条 事務局長は、配付を受けた収受文書の処理状況を常に明らかにして未処理文書を整理し、その処理の促進に努めなければならない。
第5章 文書の施行及び発送
(回付及び起案文書の登録)
第35条 主管部局における処理が完結した収受文書、主管部局で作成した起案文書及び合議文書は、速やかに文書取扱者に回付しなければならない。
2 文書取扱者は、前項の規定により起案文書の回付を受けたときは、文書管理簿に次に掲げる事項を記載して、文書を登録しなければならない。
(1) 起案年月日
(2) 文書記号及び文書番号
(3) 件名
(4) 受信者名
(5) その他文書事務の処理について必要な事項
(文書の決裁)
第36条 管理者又は副管理者の決裁を要する文書は、事務局長の審査が終わらなければ管理者又は副管理者の決裁を受けることができない。
2 事務局長は、前項の規定により審査を終えた文書を、管理者決裁文書及び副管理者専決文書に区分し、管理者決裁文書においては、副管理者、管理者の順に、副管理者専決文書については、副管理者に、それぞれ決裁を受けなければならない。この場合において、会計管理者の供覧を要する文書については、会計管理者の供覧を経て、副管理者、管理者の順に決裁を受けなければならない。
(決裁文書の取扱い)
第38条 決裁文書は、速やかに主管部局に回付し、施行を要する決裁文書は、主管部局において直ちに浄書すること。
(浄書の方法)
第39条 施行する文書は、原則としてすべて主管部局において、ワードプロセッサー、その他適切な方法を用いて浄書するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、緊急に施行する必要がある文書又は構図上複雑な文書等の浄書については、事務局長と協議して、主管部局において最も適切な方法で行うことができる。
(文書の施行者名)
第40条 文書の施行者名は、管理者又は会計管理者の職氏名を用いなければならない。ただし、通知、事務連絡等軽易と認められるものについては、副管理者の職氏名又は事務局長の補職名を用いることができる。
(施行日)
第41条 文書の施行日は、事務局長が定める。
(公印の押印)
第42条 施行する文書には、公印及び契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書、その他公印及び契印を押す必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。
2 事務局長は、公印及び契印を押すときは、次の各号に掲げることについて審査しなければならない。
(1) 事務処理規則(平成15年規則第5号)の規定による決裁の有無
(2) 決裁済文書と浄書文書の確認
(3) その他公印使用について必要な事項
3 事務局長は、施行する文書に公印を押したときは、決裁済文書に公印使用日付印(様式第13号)を押さなければならない。
4 前2項に定めるもののほか、公印の使用については、公印規程(平成15年規程第12号)の定めるところによる。
(文書の発送)
第43条 庁外へ発送する文書は、原則として、組合事務局において行うものとする。ただし、主管部局において直接持参する必要のある文書及び事務局長が主管部局において取り扱うことが適当であると認めた文書は、主管部局において発送することができる。
2 文書取扱者は、郵送を必要とする文書について、次の各号に掲げるところにより処理し、発送しなければならない。
(1) 所定の封筒を用い、受信者のあて名及び郵便番号を正確に記入すること。
(2) 郵便物の特殊扱いを受けるものについては、封筒の表面にその旨朱書の表示をすること。
(3) 現金、有価証券類その他貴重品を発送するときは、発送品を厳重に封入すること。
(4) 小包の包装は、特に堅固にすること。
(5) 郵便物の重さを計り、郵便料金を計算すること。
(6) 郵送は、原則として料金後納の方法によること。
(7) 料金後納郵便物差出票(様式第14号)に必要な事項を記入すること。
(文書の発送時間)
第44条 文書の発送時間は、特に緊急を要する場合を除き、午後4時30分とする。
(公示令達の取扱い)
第45条 公示及び令達は、速やかに処理しなければならない。
(施行等の記録)
第47条 文書の施行及び発送等の処理が完結したときは、文書取扱者は、伺書及び文書処理カード並びに文書管理簿に完結年月日を記入しなければならない。
第6章 文書の整理及び保管
(保管の原則)
第48条 文書は、必要なときに、直ちに取り出せるように、常に整然と分類して整理し、事務局長がこれを管理するものとする。
(保管の方法)
第49条 完結文書は、特殊なものを除き、次の各号に掲げるところにより保管庫に保管しなければならない。
(1) 完結文書は、事業区分により分類して、ファイルすること。
(2) 完結文書をファイルするときは、収受文書については収受年月日順に、その他の文書については、施行年月日順に配列すること。
2 前項の規定により保管庫に保管する文書は、当該年度及び前年度分の完結文書とする。
(保管文書の編集及び製本)
第50条 事務局長は、毎年4月1日から6月末までの間に、書庫等に保存することとなった保管文書を、次の各号に掲げるところにより編集し、製本しなければならない。
(1) 事業区分ごとに分類、整理し、かつ、保存種別又は保存年限ごとに製本すること。
(2) 2以上の保管文書が保存種別又は保存年限を異にする場合において、相互に極めて密接な関係があるときは、保存年限の長いものに合わせ、一連文書として編集すること。
(3) 紙数の都合上、事業区分の異なるものを同時に編集するときは、分界紙を差し入れて区分を明らかにすること。
(4) 調査書類、図面類で同一簿冊に編集することができないものは、別冊とし、又は紙袋に納めて別に整理すること。
(5) 表紙には、名称、年度、事業区分、保存種別又は保存年限及び保存期限到来日を記載すること。
(6) 背表紙又はこれに変わるものを付けて、前号に準じて見出しなどを記載すること。
(7) 索引又は目次を付けること。ただし、簿冊の内容が1件とみられるものにあっては、この限りでない。
(8) 製本の厚さは、八センチメートルを標準とし、1冊に製本できないときは、分冊すること。
2 紙数が少ないため、前年度以前のものと併せて製本することが適当なものについては、これを1冊にすることができる。この場合においては、表紙等に必要事項を記載するとともに、分界紙を用いて年度の区分を明らかにしなければならない。
(1) 年度及び主管部局名
(2) 事業区分
(3) 文書の標題又は簿冊の名称
(4) 2以上に分けて製本した場合は、その冊数
(5) 保存期間起算日
(6) 保存種別及び保存年限
(7) 廃棄到来日
(保管文書の廃棄)
第52条 保管期間を経過した保管文書のうち保存期間を経過した文書は、事務局長が審査し、速やかに廃棄するものとする。
2 事務局長は、保管期間を経過した保管文書であっても、なお保管の必要があると認めるときは、更に期間を定めて保管することができる。
第7章 文書の保存
(保存)
第53条 事務局長は、保管期間を経過した文書で、保存の必要なものを書庫等に収蔵して保存しなければならない。
2 書庫等に収蔵して保存する文書(以下「保存文書」という。)は、事業区分別及び保存種別又は保存年限により蔵置して、いつでも閲覧できるように整理しておかなければならない。
3 保存文書は、事務局長が管理する。
(文書の保存年限の種別)
第54条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。
第1種 永久保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
(保存年限の基準)
第55条 文書の保存年限の基準は、文書保存年限基準表(別表第1)によるものとする。
(保存年限の起算日)
第56条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。
(書庫)
第57条 文書を保存するため、書庫を設置する。
2 書庫は、事務局長が管理する。
3 書庫は、常に清潔を保ち、湿気の侵入を防ぐとともに、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
(保存文書の閲覧及び借覧)
第58条 保存文書を閲覧しようとするときは、事務局長の承認を受けなければならない。
2 保存文書の借覧をしようとする者は、保存文書貸出日誌に記入し、事務局長の承認を受けなければならない。
3 事務局長は、特に必要があると認めるときは、保存文書の閲覧若しくは貸出しを拒否し、又は既に閲覧に供し若しくは貸出し中の文書の返還を求めることができる。
(禁止事項)
第59条 保存文書は、これを抜き取り、取替え若しくは訂正し、又は他に転貸してはならない。
(保存文書の紛失等)
第60条 閲覧者若しくは借覧者が、保存文書を紛失又は汚損したときは、届書により速やかに事務局長に報告しなければならない。
(保存文書の廃棄等)
第61条 保存期間を経過した保存文書は、事務局長が審査し、速やかに廃棄するものとする。
2 事務局長は、保存期間を経過した保存文書であっても、なお保存の必要があるときは、更に期間を定めて保存することができる。
(文書廃棄上の注意)
第62条 廃棄する文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認めるものは、その全部若しくは一部を塗り消し、切断又は焼却するなど適当な方法で処理しなければならない。
第8章 補則
(施行の細目)
第63条 この規程の施行に関し必要な事項は、管理者が定める。
附則
(施行期日)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成19年4月1日規程第2号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
別表第1(第55条関係)
文書保存年限基準表
永久保存
1 組合行政の総合計画及び運営に関する基本方針の決定に関する文書 2 重要な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書 3 組合の区域の変更並びに名称の変更等に関する文書 4 条例、規則、規程及び重要な通達、要綱等の制定及び改廃に関する文書 5 告示、公告、公表、公示送達その他公示に関する文書で重要なもの 6 組合議会関係の文書で重要なもの 7 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書で重要なもの 8 附属機関等に関する諮問、答申及び建議に関する文書で重要なもの 9 請願、陳情、要望等に関する文書で重要なもの 10 不服申立て、訴訟等に関する文書で重要なもの 11 通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書で重要なもの 12 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で重要なもの 13 行政代執行に関する文書で重要なもの 14 管理者、副管理者、収入役の事務引継に関する文書 15 職員の任免及び賞罰に関する文書 16 職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で重要なもの 17 重要な儀式、表彰及び行事に関する文書 18 予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で重要なもの 19 契約、協定等に関する文書で重要なもの 20 公有財産の取得及び処分に関する文書 21 公有財産の管理に関する文書で重要なもの 22 補助金の申請及び交付に関する文書で重要なもの 23 貸付金に関する文書で重要なもの 24 寄付又は贈与の受納に関する文書で重要なもの 25 損失補償及び損害補償に関する文書で重要なもの 26 調査研究、統計等に関する文書で重要なもの 27 工事施行図書等で重要なもの 28 台帳、原簿等で重要なもの 29 前各項に掲げる文書に類するものその他永年保存を必要と認める文書 |
10年保存
1 比較的重要な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書 2 告示、公示、公表、公示送達その他公示に関する文書で比較的重要なもの 3 組合議会関係の文書で比較的重要なもの 4 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書 5 附属機関等に関する諮問、答申及び建議に係る文書並びに会議録 6 請願、陳情、要望等に関する文書で比較的重要なもの 7 不服申立て、訴訟等に関する文書 8 通知、催告、申請、届出、報告、及び進達に関する文書で比較的重要なもの 9 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で比較的重要なもの 10 行政代執行に関する文書 11 事務局長及びこれらに相当する者の事務引継に関する文書 12 職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で比較的重要なもの 13 比較的重要な儀式、表彰及び行事に関する文書 14 予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で比較的重要なもの 15 金銭の出納に関する証拠書類 16 契約、協定等に関する文書で比較的重要なもの 17 公有財産の管理に関する文書で比較的重要なもの 18 補助金の申請及び交付に関する文書で比較的重要なもの 19 貸付金に関する文書で比較的重要なもの 20 寄付又は贈与の受納に関する文書で比較的重要なもの 21 損失補償及び損害賠償に関する文書 22 調査研究、統計等に関する文書で比較的重要なもの 23 工事施行図書等で比較的重要なもの 24 台帳、原簿等で比較的重要なもの 25 前各項に掲げる文書に類するものその他10年保存を必要と認める文書 |
5年保存
1 比較的軽易な事務事業の計画の策定、変更、廃止に関する文書 2 告示、公示、公表、公示進達その他公示に関する文書で比較的軽易なもの 3 組合議会関係の文書で比較的軽易なもの 4 請願、陳情、要望等に関する文書で比較的軽易なもの 5 通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書で比較的軽易なもの 6 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で比較的軽易なもの 7 事務局次長、局長補佐及びこれらに相当する者の事務引継に関する文書 8 職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で比較的軽易なもの 9 儀式、表彰及び行事に関する文書 10 後援名義等の使用に関する文書で将来の例証となるもの 11 予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で比較的軽易なもの 12 契約、協定等に関する文書で比較的軽易なもの 13 公有財産の管理に関する文書で比較的軽易なもの 14 補助金の申請及び交付に関する文書 15 貸付金に関する文書 16 寄付又は贈与の受納に関する文書で比較的軽易なもの 17 調査研究、統計等に関する文書で比較的軽易なもの 18 工事施行図書等で比較的軽易なもの 19 台帳、原簿等で比較的軽易なもの 20 前各項に掲げる文書に類するものその他5年保存を必要と認める文書 |
3年保存
1 軽易な事務事業の実施に関する文書 2 公告、公示、公表、公示送達その他公示に関する文書で軽易なもの 3 組合議会関係文書で軽易なもの 4 請願、陳情、要望等に関する文書で軽易なもの 5 通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書で軽易なもの 6 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で軽易なもの 7 係長及びこれらに相当する者の事務引継に関する文書 8 職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書で軽易なもの 9 後援名義等の使用に関する文書 10 予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書で軽易なもの 11 契約、協定等に関する文書で軽易なもの 12 公有財産の管理に関する文書で軽易なもの 13 寄付又は贈与の受納に関する文書で軽易なもの 14 調査研究、統計等に関する文書で軽易なもの 15 工事施行図書等で軽易なもの 16 台帳、原簿等で軽易なもの 17 前各項に掲げる文書に類するものその他3年保存を必要と認める文書 |
1年保存
1 決定事項の単なる連絡に関する文書 2 一時的な各種照会、回答等の往復文書 3 係員の事務引継に関する文書 4 前3項に掲げる文書に類するものその他1年保存を必要と認める文書 |
様式(省略)