○議会事務局規程
平成15年10月1日
規程第1号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 事務の分掌(第4条―第7条)
第3章 文書の取扱い(第8条―第20条)
第4章 物品の取扱い(第21条・第22条)
第5章 処務及び服務(第23条―第27条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 にしはりま環境事務組合議会事務局(以下「事務局」という。)の事務分掌及び事務の処理は、この規程の定めるところによる。
(係)
第2条 事務局の事務を分掌するため次の係を置く。
庶務係
(事務の分担)
第3条 職員の事務の分担は、事務局長が定める。
第2章 事務の分掌
(分掌事務)
第4条 係の事務分掌の概目は、次のとおりとする。
局長専掌
(1) 公印の保管に関すること。
(2) 議員の身上に関すること。
(3) 人事及び機密に関すること。
(4) 儀式、交際、接待に関すること。
(5) 式辞、挨拶等に関すること。
(6) 世論及び新聞記事に関すること。
(7) 規則の制定及び改廃に関すること。
(8) 議長会及び事務局長会に関すること。
(9) 議会活動の広報に関すること。
庶務係
(1) 文書の収受、発送、編纂及び保存に関すること。
(2) 事務局の予算及び経理に関すること。
(3) 事務局日誌に関すること。
(4) 物品の受払及び整理に関すること。
(5) 議員の費用弁償に関すること。
(6) 図書の整理及び保管に関すること。
(7) 議場の警備及び取締りに関すること。
(8) 諸会議の通知及び議案の配布に関すること。
(9) 本会議の議事に関すること。
(10) 議案の受理及び取扱いに関すること。
(11) 議事日程の作成及び諸般の報告に関すること。
(12) 議事速記に関すること。
(13) 会議録、決議録の整備に関すること。
(14) 議員の出欠席に関すること。
(15) 質問及び発言通告に関すること。
(16) 傍聴人に関すること。
(17) 議案の調整及び審査に関すること。
(18) 議決事項の報告及び経過調査に関すること。
(19) 請願書及び陳情書に関すること。
(20) 関係法規の調査研究に関すること。
(21) 諸資料の収集及び提供に関すること。
(22) 議会の先例調査に関すること。
(23) 議会史に関すること。
(24) その他議事に関すること。
(相互援助)
第5条 事務の都合上、必要あるときは、前条の規定にかかわらず相互援助するものとする。
(議会の事務)
第6条 議会の事務は、事務局長を通じ、議長の決裁を受けなければならない。
(事務局長の専決事項)
第7条 次の各号に掲げる事項は、事務局長において専決することができる。
(1) 職員の時間外勤務に関すること。
(2) 職員の出張に関すること。
(3) 職員の休暇、欠勤に関すること。
(4) 定例に基づく報告、照会、回答に関すること。
(5) その他軽易な事項の処理に関すること。
第3章 文書の取扱い
(文書番号)
第8条 文書の番号は、毎年4月に始め、翌年3月に終わる。同一事件は完結するまで同一番号を用いるものとする。
(一般起案文書)
第9条 一般起案文書番号には、「に環議」の文字を冠用するものとする。
(事務局長専決の文書)
第10条 事務局長専決の文書には、「局長専決」の表示をするものとする。
(機密文書)
第11条 機密に属する文書は、上部に「秘」の印を押し、機密が漏れないよう適当な取扱いを行うものとする。
(受取文書)
第12条 受取文書は、庶務係で次の区分によって処理しなければならない。
(1) 進展文書その他開封を不適当と認めるもののほかは開封して日付印を押し、文書整理簿にその件名その他を記載して主務係に配ること。ただし、重要異例又は機宜の処置を要すると認めたものは事務局長に差し出し指示を受けること。
(2) 親展文書は、表に受付日付印を押し封緘のまま文書整理簿に記載し宛名人に渡すこと。
(3) 現金又は金券のついた文書は、その文書の余白に、金額又は金券の種類及び金面額を記載し文書整理簿に記載し、特に引渡しを明らかにすること。
(電話等による照会等の取扱い)
第13条 電話又は口頭で照会、回答報告等を聞いた時は、その主要事項につき要領を聞き取り前条の規定に準じて処理しなければならない。
(処理案の添付)
第14条 文書を受け取ったときは、延滞なく処理案を付して稟議又は回覧に附さなければならない。ただし、直ちに処理し難い文書はあらかじめ処理期限を定めて事務局長に申告承認を受けること。
(稟議)
第15条 稟議は、係員において起案し、他の係に関連する事件は合議に付した後、第7条に該当するものは局長、その他のものは局長を経て議長の決裁を受けなければならない。
(稟議書)
第16条 稟議書は、すべて所定の様式による稟議用紙を用い、次の各号によりこれを作成し、関係書類はすべてこれに添付しなければならない。
(1) 簡単、明瞭に訂正した箇所には起案者の訂正印を押印すること。
(2) 起案者についての参照事項は、その要領を摘記すること。
(3) 施行上特殊の取扱いを要するものは、その旨、例えば注意、親展、書留、配達、内容証明、特使、係員、通達者、添付物等表示すること。
(4) 第8条の規定により番号を記入すること。
(恒例により取り扱う文書)
第17条 恒例により取り扱う文書は、例文を設け処理することができる。
(決裁済の稟議書)
第18条 決裁済の稟議書は、庶務係において決裁年月日を記入し、その発送を要するものは浄書、校合の上番号を記入し公印を押印し、稟議書に割印をして発送し、その他のものは主務者に還付しなければならない。
(完結文書の受け継ぎ)
第19条 主務者において完結文書を受け継いだときは、編集保存しなければならない。
(急施を要する文書)
第20条 急施を要するものは局長において適宜処理し、事後議長の決裁を受けなければならない。
第4章 物品の取扱い
(備品台帳等の備え付け)
第21条 事務局に備品台帳及び図書台帳を備え、その保管及び整理の状況を明らかにしなければならない。
(郵便切手受払簿)
第22条 事務局に郵便切手受払簿を備えて、その出納を詳しく書かなければならない。
第5章 処務及び服務
(議会に出務を命ぜられた職員)
第23条 議会に出務を命ぜられた職員は、次の各号により会議に関する処務を処理する。
(1) 議員の出席数及び在籍数に関すること。
(2) 必要に応ずる議場の開閉に関すること。
(3) 議事速記に関すること。
(4) 議場傍聴席の取締りに関すること。
(5) その他特に命ぜられたこと。
(会議録及び議決録)
第24条 会議録及び議決録は、本会議毎に作成し、議員及び組合理事者の要求ある場合は、その閲覧に供すること。
(服務)
第25条 職員の執務時間、休日、休暇、忌引並びに服務については特に定めるもののほかは、組合職員の例による。
(住所等の異動)
第26条 職員の本籍、身分、氏名、住所等に異動があるときは、速やかに届けなければならない。
(庁舎危険等における対応)
第27条 職員は、火災その他庁舎危険のおそれのあることを知ったときは、速やかに登庁して、機宜の処置をとらなければならない。
附則
この規程は、公布の日から施行する。